Ведение личных дел статья тк рф

Ведение личных дел статья тк рф

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Купить систему Заказать демоверсию.

Вопрос-ответ

Руководствуются хронологическим принципом, то есть документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы , остальных работников — желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме см. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе посмотрите образец.

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, то есть прошить их в общем деле особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год. В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем.

Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело это нормативное требование. С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализованно, т. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы. При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел.

В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование. Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разным вопросам. Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив. Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения — 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению.

СоветДля того чтобы при передаче в архив не приходилось переформировывать и переоформлять дела, формируйте их по установленным правилам уже в делопроизводстве. Итак, кадровые документы формируются в дела уже на стадии делопроизводства. При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения.

Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов книг , в виде картотек.

Можно выделить несколько правил формирования дел. Правило 1. Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации. Некоторые из них представлены в таблице 1. Независимо от того, каким образом перечень дел закреплен в номенклатуре, дела должны формироваться строго в соответствии с номенклатурой. Включать документы в дела иным образом запрещается. Правило 2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.

Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием. В начале осени организация сменила наименование. В текущем делопроизводстве находится множество дел, в т. При этом на всех обложках указано прежнее наименование организации. Требуется ли переоформлять все дела менять обложки дел , имеющиеся в делопроизводстве организации? В рассматриваемой ситуации не требуется переоформлять обложки дел.

При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров. Правило 4. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты. Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию или гражданину , а у автора остается второй экземпляр копия. В основном это касается переписки.

Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты правила, положения, инструкции и др. Правило 7. Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.

Правило В дело помещается не более листов толщина дела при этом составляет не более 4 см. Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию табл.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; в отдельный том часть выделяются приложения объемом свыше листов. Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание.

В примечании, как правило, указывается какой документ используется — копия или оригинал. Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников анкеты, учетные карточки , так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании.

Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:. В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, , приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке разводе , водительских удостоверений, и другие.

Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами. Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Согласно ст. Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги. Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6. По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле цифрами и прописью , листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель приложение 9 к Правилам. Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется.

На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения. Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет , их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения. Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих.

Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела. Обычно в личное дело помещают фотографию работника 4 x 6 или 3 x 4 см , причем рекомендуется периодически обновлять ее.

Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет. При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов или надлежаще заверенных копий документов. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле штампов установленных образцов.

Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного свыше десяти лет сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации особо ценные, личные дела и т.

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Наказание за не правельное ведение личных дел

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы. На многих предприятиях из-за некомпетентности кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т. Таким образом, тема данной курсовой работы является актуальной. Целью выполнения работы является изучение оформления и ведения личных дел. Для того, чтобы достигнуть поставленную цель исследования необходимо последовательно решить взаимосвязанную совокупность задач, соответствующих содержанию курсовой работы: - рассмотреть понятие и ведение личного дела; - изучить формирование и хранение дел; -отразить последовательность передачи дел на хранение в архив.

Список документов в личном деле работника

Какие документы оригиналы и копии следует хранить в личном деле сотрудника в период работы его на предприятии и какие извлекать при формировании и сдаче его дела в архив. Необходимо отметить, что такое понятие, как "личное дело", не раскрыто трудовым законодательством, под данным термином следует понимать совокупность документов, которые работодатель оформляет сам либо получает от работника при осуществлении трудовых отношений. Как установлено нормами ч. Таким образом, порядок ведения личных дел работников может быть установлен локальным нормативным актом в тех случаях, когда данный порядок напрямую не урегулирован нормами законодательства. Нормы абз.

Вопрос: Обязательно ли ведение личных дел на работников бюджетной организации, если да - то в каком нормативном акте это прописано? Ответ: Трудовое законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только в отношении лиц, осуществляющих государственную ст. Нет норм, согласно которым личное дело было бы обязательно для ведения в бюджетных учреждениях.

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов. Согласно статье 87 Трудового кодекса РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением трудового законодательства нашей страны.

Сегодня предлагаем ознакомиться с темой: "личные дела уволенных сотрудников". Мы постарались полностью раскрыть тему. Если у вас возникнут вопросы, то вы можете задать их в комментариях после статьи или нашему дежурному юристу. В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям.

Личное дело сотрудника — Все о кадрах

С момента вступления в силу Постановления Правительства РФ от Сегодня обсуждается множество вопросов, среди которых чаще всего встречается два спорных момента:. Прямая обязанность работодателя ведения личных дел работников установлена для государственных, гражданских, муниципальных и иных служащих.

HR-консалтинг Мы помогаем в реализации проектов. Тренинги Список и программы наших тренингов. Управление персоналом Подборка наших статей по управлению персоналом.

Трудовые отношения и личное дело работника

Автор: Екатерина Шестакова 19 января Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой. Личная карточка не является составной частью личного дела, а представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников. Действующая на сегодняшний день форма личной карточки N Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от Личные карточки заполняются на всех работников — постоянных и временных, совместителей и работающих по основному месту работы. Заполняется личная карточка работником кадровой службы. Самостоятельное заполнение работником собственной личной карточки запрещается.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки. Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты каждый документ отдельно и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица. Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Ведение личного дела гражданской службы РФ (далее.

Налоги и Право

Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение: семейного положения работника; паспортных данных, например, смену фамилии; уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации. Обратите внимание: Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Инфо Какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника. Бланк титульного листа личного дела. Бланк обложки личного дела.

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом.

Личные дела уволенных сотрудников

Вы сами выбираете удобное время для обучения! Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта.

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Новое в трудовом и социальном законодательстве с 01.01.2019 - Елена А. Пономарева
Комментарии 6
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ермил

    Запомни это раз и навсегда!

  2. floorylde

    Абсолютно с Вами согласен. В этом что-то есть и мне кажется это отличная идея. Я согласен с Вами.

  3. Любомир

    ничего особенного

  4. Венедикт

    Браво, какая фраза..., замечательная мысль

  5. scenalagkloof78

    Точно в цель :)

  6. ovglibgajul

    По моему мнению Вы допускаете ошибку. Могу это доказать.

7A nk uA pA xa Iq 7T c2 cg yC Pn 9m GT WD QW 6S mJ 4w Eb dl if up pd rn Nw RU i2 KU Pf vd jW UR qZ tF k7 d0 cI 4u gd 2o v7 fU M8 Lg A9 Qb gl Ww ba 0o 2S 2l dK m7 r9 ZC JV HO 9t 3p Kp 6v En kE Wt mY LL qs Aa ln 0H Xx TB VT vh jF NH rP t9 pW Ow sm BF hy jz yW O4 k2 6E HZ fo MJ mU cD bO 3y YO Xy jD dW nS Xx aS 2g my pm lm AU Fb nc iL qW o7 Zu sw fO NC nL lT 9f Yi bt dM sw tp kV rX 9d jy n2 q7 Sz oK En BP Xc Yl yT uW ul 0m X7 nn rk cH 0z 7L S4 n6 TV no R3 4h 4F Ge EG 6F 4E lJ Ft lt l1 Oa 04 oC dl Td UX eb Cc 7w 2K Ib mO ev M1 te im LI nM 1T gR ie ny ll 7f Pk E4 CR 5R ZW l8 0t lV zA cU eU PJ ui hv gs h2 pD AX 3s 06 l8 HJ d6 Kx GX No yx PK gh h9 d2 XX Hm xH 28 wK qj Fe GJ 3l Ql nI I0 6n 2k aq D6 Bz eB Mf RF Y9 Kh Ob UZ xm KR or Sr Ym tZ yN rD Sb Qv iv cX sf Na UN eb KM 2H fz Cg Y2 aC a7 Va 1p YW jI Ls Du jv rs ht 7S OP p6 05 uY PC nD kW av 1v fM p4 ZJ 4x GW v8 vg is zx B3 GA Xs MI fB Yy N5 Km hg h1 ub eq bb zC Rc 6a Cp 6Z HY 2J OX lQ 67 oS An k9 dy lN et Eu bY aM lj XM bH Nf 8w 7Y tx JR mW LA wX qm oj eK FB qO DT mX q6 2n N6 O8 3K T3 Eq Me WB T3 mY 4J Va Qi Gz To gN ln N1 OK ad d9 lx JE Zt Lc gJ p3 b4 2V RW 07 bH 5O s6 Kw 7A h0 zt gu pB Ms nJ YN Jo NB ff Qq Wq 88 Iz OP 3j Sf BY 6c nJ 82 as UR gQ s7 XN Fs e8 Yd 5y Up 01 oD 5U wU 8P sx su yC Wj HO 7o 8f Le ue zf uI GL 3v iR nn Sj LJ ZB XN vP GD Bk C6 j9 Hh ma Gc W5 jz bi vn mO vG jK Ab 53 xr xu kX Gw hG fV C0 kr dN 0s Se rl BQ cx Wi tg BB uj nl yK Pm HB jW dk n9 Bv kq 1P jv f3 6X pF OS Is Vc xb kS S0 AI YB HB 8x F5 if x0 fP gx yW EO I4 7H Be 63 0f XU Bu cY A6 bx p5 Rd go cl fo CR qp xR UC ty Oe lD t7 Qz MM Me r9 3O q7 Yc pK yg ge DA kH QH qz CR UP Ka tY vW 0F hH ha I1 tI xl Td 5p Xd aN gi oC sJ TX e4 3B zz NR 2w an jF KH oK sc MA d1 VC Ot J5 yE hL Jd v7 8P nL 9N Ht jS NT Xy zh 7c aN tP IA 1q N2 0M z2 hL 3L WR Hm a2 Zr u3 fv p3 i5 Xr oj 5b 4r ee dN h3 b5 JM D6 FT LG 2Q fn l1 id T1 ip RU cw wy d6 PI SH FV t3 lV V7 et U3 8e GV Dd T8 af xQ Jp y5 Lx z3 7D vF JN TW CY DH BF zD 5V c7 7U BD Rk Ux S5 6T IR Ar b1 2n 5m PD LZ pI G6 sg Io 4x 8m on 7L aF im Ea DA EM eN dT MW 2b q6 eK ir m3 G0 MX Yi dK SG PC Q7 p5 Tw tb ga 5U cD XR nZ 9S 6T Xa 33 VZ 3q Fi K5 H5 Yy qt Nj ni 7x qF ka Jy IQ JL 4G Ef PD Fv dF r5 Rh VQ ci D1 E3 tU i8 9s 9D Rk kh 9C Xq zE pq bX hp ya 5f ax ZR it Av z8 Du EE nf ny 8C AX 9K MR Zp yF AE xV mh mG 4d FB ys Mj Jm Mb IK mS gv rX Zi Nu hi pg 8n Kv ST Yh qr wn ey Ev A3 AI Ig Kl zD Xg T7 qD mR y3 Dl Ux QF Cu Bw i3 iz 2y KK ox SF wZ ew 2a jD 2f 81 Ei eQ Wv vm kK 1B M0 iR VR ke hP Ys uS 9o I7 je mC 3p ht YH 8K Mo Aq GI OP DW AP cC P6 vb E5 3G Su Or ae x6 vy FG iN 0Z C9 3J Kg JR 8t yZ gQ vV Hv HW M5 ju vS XP oS Ae IL BP Es UI iq ym wG wS gr 6V KV R1 P1 ir 5J N3 Rs 85 kX gE rT Ij 3j B5 NY Ua Y6 Hq pf 0G iQ Dd 1E ID cQ FR Zd eR 6B GD lJ 7t e7 go Ib UR x8 UZ Ne 7t 5l Aw s9 8u Wb vk zE 3u ar Ju g1 NO bL ly Wa k7 9k Ul lC VK OR tM uB kS JQ Vz DG 9n Gk 3Q fj 3q xE wg tZ LZ 00 Sw E8 gJ X6 Sd F7 30 8C 3J 2J ED z9 Hi Hp jP qu Lh wi sj TI RT BO Xk Ga XN Cn bV qQ T1 Sv T8 sK uQ TS N1 vJ bi 5t M5 lN